Praxistipps für eine gelungene FMA-Prüfung

Die Finanzmarktaufsicht hat sich bei Ihnen zu einer Vor-Ort-Prüfung gemäß § 30 Abs. 1 FM-GwG angemeldet. Der, viele Seiten umfassende, Anforderung-und Fragenkatalog wurde ihnen übermittelt und Sie gehen daran, die erforderlichen Materialien zusammenzutragen und zu strukturieren. Im Trubel der Vorbereitungen werden allerdings in der Praxis immer wieder ganz einfache Maßnahmen übersehen, die aber beim Ablauf der Prüfung nicht unwesentlich sind.

Ich habe hier einige dieser Praxistipps zusammengestellt. Manche mögen ihnen banal erscheinen, aber Nützliches ist nicht immer kompliziert, sondern auch unerwartet einfach:

  1. Auch wenn sich die FMA bei Ihnen noch nicht zur Prüfung angemeldet hat, sollten Sie die Beschaffung der Daten und Materialien, die üblicherweise von den Prüfern benötigt werden, „üben“. Gerade die Beschaffung von komplexen IT-Auswertungen verursacht bei der Prüfungsvorbereitung oft ziemlichen Stress. Orientieren Sie sich an den aus früheren FMA-Prüfungen bekannten Anforderungskatalogen. Und legen Sie in ruhigen Zeiten, ohne Prüfungsstress, fest, wer welche Auswertungen programmiert und dies zu tun ist. Beschäftigen Sie sich ein wenig mit den „Probeauswertungen“ – dann wird Ihnen die Vorbereitung einer echten Prüfung sicher leichter fallen.
  2. Ist die Vor-Ort-Prüfung einmal angekündigt, vergessen Sie nicht, frühzeitig Ihren Vorstand und Aufsichtsrat zu informieren. Blockieren Sie einen Termin im Kalender des zuständigen Vorstandsmitglieds. Ein Begrüßungsgespräch auf „höchster Ebene“ kann zu einem guten Prüfungsklima beitragen.
  3. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor. Am besten tun Sie dies mit einer für die FMA Prüfer maßgeschneiderten oder für die Prüfung adaptierten PowerPoint-Präsentation.
  4. Bereiten Sie rechtzeitig einen Arbeitsraum für die Prüfer vor, in dem diese sich auch einigermaßen wohl fühlen können.
  5. Studieren Sie vor der Prüfung sämtliche Systeme, die Sie in der Geldwäscheprävention einsetzen. Es überzeugt, wenn auch der Geldwäschebeauftragte selbst gutes Detailwissen über das Funktionieren und die Parametrisierung der Tools besitzt.
  6. Studieren Sie nochmals alle Regelwerke, die für den Vertrieb und für die AML-Mitarbeiter gelten. Auch diesbezügliches Detailwissen verhilft Ihnen zu einem überzeugenden Auftritt.
  7. Überlegen Sie sich in Ruhe, mit welchen Tätigkeiten Ihre Arbeitstage eigentlich gefüllt sind. Es kann nämlich durchaus passieren, dass Sie aufgefordert werden, zu beschreiben, wie ein Arbeitstag bei Ihnen verläuft. Darüber zu erzählen ist gar nicht so einfach, wenn man sich nicht alles vorher in Ruhe rekapituliert hat.
  8. Zeigen Sie den Prüfern die Systeme, mit denen Sie arbeiten. Sie tragen damit dazu bei, dass Prüfer weniger theoretisch an die Sache herangehen, sondern auch sehen, wie z.B. die Bearbeitung von Geschäftsfällen mit ihren Tools in der Realität abläuft. Das kann das Verständnis für die aufwändigen und komplexen Bearbeitungsschritte erleichtern.
  9. Die Prüfer halten regelmäßige Besprechungen mit dem Geldwäscheverantwortlichen ab. Arbeiten Sie mit in diesen Meetings mit Visualisierungen! Bereiten Sie für diese Besprechungen jeweils PowerPoint-Präsentationen vor und illustrieren Sie Ihre Aussagen!
  10. Halten Sie sich an das 4-Augen-Prinzip. Nehmen Sie die Besprechungstermine mit den Prüfern stets gemeinsam mit einer Fachkollegin oder einem Fachkollegen war.
  11. Führen Sie Protokoll über die Besprechungen mit den Prüfern. Halten Sie in diesen Protokollen auch fest, welche Unterlagen sie wann übergeben und welche Informationen sie erteilt haben.
  12. Und, nicht zuletzt, sollten Sie daran denken, den Prüfern mit Wertschätzung zu begegnen! Höflichkeit, Gelassenheit und Anerkennung können das Gesprächsklima ganz wesentlich beeinflussen. Bedenken Sie dabei, dass gerade junge Prüfer wohl in einer psychologisch schwierigen Situation sein müssen, wenn sie einen erfahrenen und womöglich auch wesentlich älteren Geldwäschebeauftragten zum Gesprächspartner haben!

 

Praxistipp von R. Kellermayr

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